Dokumentenverwaltung: digital, zentral, sicher, komfortabel
Wussten Sie, dass 2/3 der Arbeitszeit in Unternehmen mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht wird? Und dass dabei 40% der Zeit auf das Suchen von Dokumenten entfällt?
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) verwaltet Dokumente zentral in einem elektronischen, datenbankgestützten System. Papierdokumente werden dafür durch automatisierte Scanvorgänge in PDF- oder TIFF-Formate digitalisiert und stehen dann den mit der Bearbeitung betrauten Arbeitsplätzen zur Verfügung. Datenbanken erlauben die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentgruppen. Verträge, Personal- oder Patientenakten, Steuer- und Versicherungsunterlagen, aber auch die individuelle Korrespondenz oder Notizen usw. können bequem gefunden und bearbeitet werden.
Ein Berechtigungssystem autorisiert den Zugriff auf einzelne Dokumente oder Geschäftsprozesse und schützt so vor Missbrauch.
Vorteile
- Ein zentraler Datenpool für alle Dokumente
- Zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
- Bequeme kontextsensitive Suche
- Enorme Zeitersparnis beim Durchsuchen
- Hohe Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Dokumenten
- Schnittstellen zu vorhandener Software
- Integration in bestehende EDV-Struktur
- Mehr Transparenz bei Status/Zuständigkeit
- Optimierung von Prozessabläufen
- Automatische Dokumentation von Vorgängen
- Entsorgung der Akten und Belege nach Erfassung und Speicherung gemäß BDG
- Digitale Signatur
- Revisionssichere Ablage
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